Epical Group – Implementering av Unit4 ERPx
Bakgrund
Epical Oy, tidigare Enfo Oyj, startade ett koncernövergripande projekt för att ersätta flera befintliga affärssystem i Finland och Sverige.
Systemstödet hade vuxit fram över tid och bestod av flera olika lösningar för bland annat ekonomi, HR, projekt och rapportering. Det gjorde det svårt att arbeta enhetligt, få en samlad bild av verksamheten och skapa den transparens som krävs för god styrning i en koncern.
Målet var därför att samla centrala processer i en gemensam plattform och samtidigt skapa bättre kontroll, mer enhetliga arbetssätt och bättre beslutsunderlag.
Projektet blev den första implementationen av Unit4 ERPx i både Sverige och Finland. Unit4 var huvudleverantör, och InAdvance fick uppdraget att leda projektet på uppdrag av Unit4, med ansvar för att styra och koordinera leveransen tillsammans med Unit4s konsulter.
Vad vi gjorde
InAdvance ansvarade för programledningen i en omfattande implementation som berörde flera länder, verksamheter och leverantörer.
Vår roll var att hålla ihop helheten och säkerställa framdrift genom projektets olika faser, från design och test till go-live. Det innebar att skapa struktur i ett projekt med många beroenden, samordna arbetet mellan olika parter och driva frågor som krävde tydliga prioriteringar och beslut.
I praktiken handlade uppdraget om att få leveransen att fungera som en sammanhållen förändring, inte som flera separata delprojekt.
Leverans och affärsvärde
Implementeringen omfattade:
-Ekonomi och redovisning
-Projekt och tidrapportering
-HR och Talent Management
-Travel & Expense
Samt:
-Integrationer till externa system, inklusive Workday
-Data Warehouse och stöd för koncernrapportering
-Standardiserade processer över Finland och Sverige
Genom implementeringen ersattes flera separata lösningar med en gemensam plattform för centrala verksamhetsprocesser. Det minskade komplexiteten i systemlandskapet och skapade bättre förutsättningar för styrning, uppföljning och fortsatt utveckling.
Affärsvärdet bestod bland annat av:
-En gemensam plattform som gav en mer samlad och tillförlitlig bild av verksamheten
-Bättre finansiell kontroll och ökad transparens i koncernen
-Mer enhetliga processer mellan länder och verksamheter
-Starkare stöd för uppföljning, rapportering och beslutsfattande
-Bättre tillgång till relevant och aktuell data
Erfarenheter
Projektet genomfördes i en miljö med hög komplexitet, både i verksamheten och i själva förändringsarbetet.
En central utmaning var migreringen, där data och processer från flera olika källsystem skulle samlas i en gemensam struktur. Under projektets gång genomförde kunden dessutom en demerger, vilket påverkade både scope, prioriteringar och organisation.
Flera nyckelpersoner hos kunden byttes också ut under resans gång. Det påverkade kontinuiteten och ställde högre krav på tydlig styrning, dokumentation och förankring. Testfasen blev samtidigt en avgörande del av projektet, eftersom brister där snabbt kunde påverka både kvalitet, tidplan och risknivå.
Projektet visar hur viktigt det är med stark programledning i större transformationer. När system, processer och organisation förändras samtidigt krävs inte bara rätt lösning, utan också förmågan att hålla ihop förändringen så att den faktiskt leder till verksamhetsnytta.
Publicerad 2024
