Misslyckats med ditt IT projekt? Du är inte ensam
Många IT projekt når inte hela vägen fram. Det kan handla om att tidplanen inte håller, att budgeten spricker eller att resultatet inte blir som man hade tänkt sig. Enligt Gartner misslyckas mellan 50 och 85 procent av alla IT projekt. Ofta beror det på otydliga krav, bristande kommunikation och att projektets komplexitet har underskattats.
Vår erfarenhet är att mycket går att förebygga. När ett projekt inte lyckas finns det sällan bara en orsak. Det är ofta flera olika faktorer som tillsammans påverkar både genomförandet och slutresultatet. I vissa fall handlar det om förseningar och ökade kostnader. I andra fall når man inte de mål som projektet från början skulle uppfylla.
Efter många år som ledare inom IT och i uppdrag som projektledare vid införande av ERP och verksamhetssystem vet jag att det går att skapa rätt förutsättningar för att lyckas. Här är några saker som jag tycker är särskilt viktiga.
Säljöverlämning
En bra start är avgörande. Se till att överlämningen från säljande part fungerar och att projektteamet verkligen har förstått kundens behov, mål och förväntningar.
Avtalet
Läs avtalet noggrant. Det är viktigt att förstå vad som faktiskt är överenskommet innan projektet går vidare.
Statement of Work och projektplan
Både kunden och leverantören behöver vara överens om projektets omfattning, tidplan och budget. Det skapar trygghet och minskar risken för missförstånd längre fram.
Projektteam
Det behöver finnas ett kompetent team hos både kund och leverantör. Rätt personer med rätt erfarenhet gör stor skillnad.
Kommunikation
Öppen och ärlig kommunikation är en av de viktigaste framgångsfaktorerna i ett projekt. Det gäller både internt i teamet och i dialogen mellan kund och leverantör.
Dokumentation
Det är viktigt att dokumentera längs vägen. Veckorapporter, anteckningar från projektmöten, avvikelser, beslut och protokoll från styrgruppsmöten behöver finnas på plats. Glöm inte heller att dokumentera beslut vid milstolpar och gateway.
Test
Leverantören behöver testa funktioner genom exempelvis SIT och IST. Kunden behöver i sin tur testa hela processen genom acceptanstest. Tester ska också dokumenteras ordentligt.
Gateway och milstolpar
Undvik att gå vidare till nästa fas om det finns för stora restpunkter kvar. Båda parter behöver vara överens om att föregående fas är klar och att projektet är redo att gå vidare.
Ändringshantering och tillägg
Om det uppstår behov av utökat scope, förändrad budget eller justeringar i tidplanen är det viktigt att ta upp det direkt i projektet och i styrgruppen. Alla förändringar bör dokumenteras och hanteras tydligt, eftersom varje ändring kan påverka både tid och kostnad.
Vänta inte med att ta upp problem
Problem blir sällan mindre av att vänta. Ju tidigare de kommer upp på bordet, desto enklare brukar de vara att hantera. Var inte rädd för att lyfta frågor i tid och ta stöd av styrgruppen när det behövs.
Ha kul
Att arbeta med förändringsprojekt är både utvecklande och roligt. Se till att bygga ett team som trivs tillsammans och som samarbetar väl. Det märks i både arbetsmiljön och resultatet.
Samverkan
Tänk på att både kunden och leverantören ska samverka och att dessa är beroende av varandra för att ett projekt ska lyckas.
